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Pourquoi faire appel à un cabinet de relations publiques ?
Que vous ayez une équipe de relations publiques à l'interne ou non, il existe plusieurs bonnes raisons pour faire appel à un cabinet de relations publiques, que ce soit sur une base continue ou sporadique. En voici quelques-unes :
- Une vaste expérience stratégique : ayant mené plusieurs campagne de relations publiques dans des secteurs variés, les membres d'un cabinet de relations publiques détiennent une vaste expérience ce qui leur permet d'offrir des conseils stratégiques judicieux et préalablement mis à l'épreuve.
- La qualité et l'intégrité : grâce aux processus d'accréditation existants dans l'industrie des relations publiques, plusieurs cabinets témoignent concrètement de leur souci de la qualité du travail et de leur intégrité.
- L'expertise variée : un cabinet de relations publiques est composé de plusieurs professionnels dont les expertises sont variées, ce qui fait en sorte qu'en contractant avec lui, vous avez automatiquement accès à une panoplie de compétences.
- La spécialisation à moindre coût : vous avez besoin d'un spécialiste, mais de façon sporadique. Il devient alors beaucoup plus profitable de faire appel à un cabinet que d'embaucher un permanent.
- Les contacts : étant constamment en relation avec plusieurs types de publics (médias, gens d'influence, spécialistes de la santé ou du développement durable, par exemple), les employés des cabinets ont développé des relations privilégiées qui pourraient s'avérer utiles pour votre organisation.
- La gestion des priorités : combien de fois avez-vous remis à plus tard des activités de relations publiques? En confiant un mandat à un cabinet, vous vous assurez qu'il sera mené à terme rapidement.
- L'objectivité : loin de la politique interne de votre organisation, les employés d'un cabinet peuvent rendre des avis indépendants très appréciés, notamment en période de crise.
- L'efficacité : effectuant des relations publiques en tout temps, les cabinets de relations publiques ont développé des processus qui réduisent de façon significative le temps d'exécution.
- La proximité : si le siège social de votre organisation est loin des publics que vous visez, il devient important de faire appel à un cabinet situé à proximité.
Les relations publiques... bien concrètement
Relations de presse, gestion de crises et d'enjeux, rédaction stratégique, relations gouvernementales, communication interne, formation à la prise de parole, etc. : les relations publiques, c'est une fonction conseil qui prend diverses formes. Voici quelques exemples concrets :
Une crise... ça peut arriver à n'importe qui !
- 8 h 30. Une consommatrice engueule votre téléphoniste parce qu'elle prétend avoir trouvé une roche dans un produit alimentaire que vous fabriquez. Moins de 30 minutes plus tard, elle arrive à votre siège social – roche à la main et bouche ensanglantée – menaçant d'aller raconter cette histoire à un animateur sensationnaliste à la télévision... à moins bien sûr que vous ne lui versiez plusieurs milliers de dollars !
- 12 h 05. La téléphoniste attitrée est au lunch et la secrétaire du président, en vacances, est remplacée par une personne inexpérimentée. Quelques secondes plus tard, le président répond à un animateur radio qui lui annonce qu'il sera en ondes, en direct, à propos d'une rumeur de projet néfaste pour l'environnement...
- 14 h 15. Vous êtes en réunion à l'extérieur et on vous en sort pour une urgence : l'Agence canadienne d'inspection des aliments exige le retrait immédiat de toute votre production de la veille.
Réalité ou fiction ?
De telles situations peuvent arriver....parce que des cas semblables sont survenus réellement au cours des dernières années. C'est pourquoi la préparation des pires scénarios et la simulation de leur dénouement deviennent de plus en plus, au sein des organisations, une priorité et... un investissement.
Des cabinets de relations publiques ont développé et raffiné des plans d'intervention qui ont contribué à sensibiliser, former et rassurer de nombreux dirigeants et employés. Et ce, avec des résultats probants; les simulations sont particulièrement appréciées au sein des organisations.
Relations de presse : faut-il faire la « une » ?
- Votre entreprise prend une « décision comptable » : l'un des 10 000 produits que vous offrez aux consommateurs ne génère pas de ventes suffisantes, donc vous le retirez des tablettes. Mais le gouvernement qui a subventionné la R & D de votre fournisseur considère plutôt qu'il s'agit d'un manque de sensibilité de votre entreprise envers l'activité socio-économique de sa province, et recommande un boycott de votre entreprise...
- à titre de directeur du marketing, vous souhaitez relancer une gamme de produits qui est un leader depuis 10 ans mais qui n'a pas été renouvelée depuis 3 ans. Est-il réaliste de croire que les médias lui accorderont une couverture... évidemment favorable ?
- Votre industrie fait l'objet d'une recommandation émanant d'une instance gouvernementale afin d'imposer une mesure de sauvegarde aux frontières. Vous souhaitez donc faire pression sur le gouvernement afin qu'il ne donne pas suite et, pour ce faire, vous voulez être de toutes les tribunes (médias économiques, chambres de commerce, commissions parlementaires, etc.). Est-ce nécessairement ce qu'il faut faire ou ne vaudrait-il pas plutôt recourir à une stratégie de relations gouvernementales ?
Quoi faire? D'abord consulter puisque, trop souvent, des dirigeants motivés par les meilleures intentions font des faux pas qui causent un tort important à la réputation de leur organisation.
Certains cabinets de relations publiques sont spécialisés dans l'analyse de situations délicates et dans l'élaboration de stratégies de presse. Souvent, celles-ci se traduisent par des carnets d'entrevue étoffés ou, à l'opposé, par des activités se concrétisant sous le radar des médias...
Les communications internes : gare à ceux qui les négligent...
- Vous vous préparez au plus important lancement de l'histoire de votre organisation. Vous soignez vos communications avec tous vos publics : des gens d'influence au grand public, en passant par les clients et les fournisseurs. Qu'est-il prévu pour les employés? Vous intervenez à temps pour que la nouvelle de votre lancement leur soit transmise en priorité. Après tout, existe-t-il meilleur ambassadeur de ce nouveau produit que vos employés ?
- Votre entreprise vient de perdre son principal client. La réorganisation que vous aviez mise de l'avant depuis quelques années prend tout son sens. Il vous faudra toutefois licencier près d'une centaine d'employés. Est-ce que votre contentieux et votre département de ressources humaines détiennent tous les outils pour bien communiquer avec ceux qui quittent ...et ceux qui restent ?
Les professionnels des relations publiques ont depuis longtemps identifié les publics internes comme étant des publics privilégiés. Plusieurs cabinets détiennent une spécialité en communication interne, discipline qu'ils considèrent hautement stratégique pour la réussite de leur plan de communication.
Réponse à des appels d’offres
Les membres de l'Alliance des cabinets de relations publiques du Québec (ACRPQ) acceptent de participer à des processus de sélection de cabinets – appels d'offres ouverts ou sur invitation – provenant d'organisations des secteurs privé et public.
Puisque ces propositions visent à faire connaître leurs expertises et leurs ressources, les cabinets acceptent, dans leurs présentations écrite et verbale :
- d'analyser les enjeux
- de commenter les problématiques soulevées
Toutefois, les cabinets refusent de soumettre des plans d'action détaillés.
Les cabinets acceptent de participer aux appels d'offres lorsque les sept conditions suivantes sont réunies :
- le processus de sélection est présenté par écrit au même moment à tous les cabinets, il est clair et crédible (grille d'évaluation, résultats et identité des membres du comité de sélection présentés préalablement ou accessibles sur demande)
- les objectifs de l'organisation et ses attentes sont définis clairement (problématiques, publics cibles, résultats attendus, dates charnières, enveloppe budgétaire, etc.)
- le délai accordé aux cabinets pour présenter sa proposition par écrit est raisonnable (idéalement trois semaines)
- toute proposition déposée par écrit donne droit au cabinet d'être rencontré afin de la faire valoir
- l'organisation reconnaît la valeur ajoutée de la norme « A+ » de l'Alliance des cabinets des relations publiques du Québec (ACRPQ) et, conséquemment, en tient compte de façon concrète dans sa grille d'évaluation
- l'organisation reconnaît la valeur ajoutée de la norme « ARP » de la Société canadienne des relations publiques (SCRP) et, conséquemment, en tient compte de façon concrète dans sa grille d'évaluation
- l'identité des cabinets et des autres soumissionnaires est transparente et connue de tous
Lorsque les organisations rétribuent les cabinets pour une telle démarche, les conditions sont clairement mentionnées dans le document de sollicitation de cabinets.
Pourquoi faire appel à un cabinet de relations publiques ?
Que vous ayez une équipe de relations publiques à l'interne ou non, il existe plusieurs bonnes raisons pour faire appel à un cabinet de relations publiques, que ce soit sur une base continue ou sporadique. En voici quelques-unes :
- Une vaste expérience stratégique : ayant mené plusieurs campagne de relations publiques dans des secteurs variés, les membres d'un cabinet de relations publiques détiennent une vaste expérience ce qui leur permet d'offrir des conseils stratégiques judicieux et préalablement mis à l'épreuve.
- La qualité et l'intégrité : grâce aux processus d'accréditation existants dans l'industrie des relations publiques, plusieurs cabinets témoignent concrètement de leur souci de la qualité du travail et de leur intégrité.
- L'expertise variée : un cabinet de relations publiques est composé de plusieurs professionnels dont les expertises sont variées, ce qui fait en sorte qu'en contractant avec lui, vous avez automatiquement accès à une panoplie de compétences.
- La spécialisation à moindre coût : vous avez besoin d'un spécialiste, mais de façon sporadique. Il devient alors beaucoup plus profitable de faire appel à un cabinet que d'embaucher un permanent.
- Les contacts : étant constamment en relation avec plusieurs types de publics (médias, gens d'influence, spécialistes de la santé ou du développement durable, par exemple), les employés des cabinets ont développé des relations privilégiées qui pourraient s'avérer utiles pour votre organisation.
- La gestion des priorités : combien de fois avez-vous remis à plus tard des activités de relations publiques? En confiant un mandat à un cabinet, vous vous assurez qu'il sera mené à terme rapidement.
- L'objectivité : loin de la politique interne de votre organisation, les employés d'un cabinet peuvent rendre des avis indépendants très appréciés, notamment en période de crise.
- L'efficacité : effectuant des relations publiques en tout temps, les cabinets de relations publiques ont développé des processus qui réduisent de façon significative le temps d'exécution.
- La proximité : si le siège social de votre organisation est loin des publics que vous visez, il devient important de faire appel à un cabinet situé à proximité.
Les relations publiques... bien concrètement
Relations de presse, gestion de crises et d'enjeux, rédaction stratégique, relations gouvernementales, communication interne, formation à la prise de parole, etc. : les relations publiques, c'est une fonction conseil qui prend diverses formes. Voici quelques exemples concrets :
Une crise... ça peut arriver à n'importe qui !
- 8 h 30. Une consommatrice engueule votre téléphoniste parce qu'elle prétend avoir trouvé une roche dans un produit alimentaire que vous fabriquez. Moins de 30 minutes plus tard, elle arrive à votre siège social – roche à la main et bouche ensanglantée – menaçant d'aller raconter cette histoire à un animateur sensationnaliste à la télévision... à moins bien sûr que vous ne lui versiez plusieurs milliers de dollars !
- 12 h 05. La téléphoniste attitrée est au lunch et la secrétaire du président, en vacances, est remplacée par une personne inexpérimentée. Quelques secondes plus tard, le président répond à un animateur radio qui lui annonce qu'il sera en ondes, en direct, à propos d'une rumeur de projet néfaste pour l'environnement...
- 14 h 15. Vous êtes en réunion à l'extérieur et on vous en sort pour une urgence : l'Agence canadienne d'inspection des aliments exige le retrait immédiat de toute votre production de la veille.
Réalité ou fiction ?
De telles situations peuvent arriver....parce que des cas semblables sont survenus réellement au cours des dernières années. C'est pourquoi la préparation des pires scénarios et la simulation de leur dénouement deviennent de plus en plus, au sein des organisations, une priorité et... un investissement.
Des cabinets de relations publiques ont développé et raffiné des plans d'intervention qui ont contribué à sensibiliser, former et rassurer de nombreux dirigeants et employés. Et ce, avec des résultats probants; les simulations sont particulièrement appréciées au sein des organisations.
Relations de presse : faut-il faire la « une » ?
- Votre entreprise prend une « décision comptable » : l'un des 10 000 produits que vous offrez aux consommateurs ne génère pas de ventes suffisantes, donc vous le retirez des tablettes. Mais le gouvernement qui a subventionné la R & D de votre fournisseur considère plutôt qu'il s'agit d'un manque de sensibilité de votre entreprise envers l'activité socio-économique de sa province, et recommande un boycott de votre entreprise...
- à titre de directeur du marketing, vous souhaitez relancer une gamme de produits qui est un leader depuis 10 ans mais qui n'a pas été renouvelée depuis 3 ans. Est-il réaliste de croire que les médias lui accorderont une couverture... évidemment favorable ?
- Votre industrie fait l'objet d'une recommandation émanant d'une instance gouvernementale afin d'imposer une mesure de sauvegarde aux frontières. Vous souhaitez donc faire pression sur le gouvernement afin qu'il ne donne pas suite et, pour ce faire, vous voulez être de toutes les tribunes (médias économiques, chambres de commerce, commissions parlementaires, etc.). Est-ce nécessairement ce qu'il faut faire ou ne vaudrait-il pas plutôt recourir à une stratégie de relations gouvernementales ?
Quoi faire? D'abord consulter puisque, trop souvent, des dirigeants motivés par les meilleures intentions font des faux pas qui causent un tort important à la réputation de leur organisation.
Certains cabinets de relations publiques sont spécialisés dans l'analyse de situations délicates et dans l'élaboration de stratégies de presse. Souvent, celles-ci se traduisent par des carnets d'entrevue étoffés ou, à l'opposé, par des activités se concrétisant sous le radar des médias...
Les communications internes : gare à ceux qui les négligent...
- Vous vous préparez au plus important lancement de l'histoire de votre organisation. Vous soignez vos communications avec tous vos publics : des gens d'influence au grand public, en passant par les clients et les fournisseurs. Qu'est-il prévu pour les employés? Vous intervenez à temps pour que la nouvelle de votre lancement leur soit transmise en priorité. Après tout, existe-t-il meilleur ambassadeur de ce nouveau produit que vos employés ?
- Votre entreprise vient de perdre son principal client. La réorganisation que vous aviez mise de l'avant depuis quelques années prend tout son sens. Il vous faudra toutefois licencier près d'une centaine d'employés. Est-ce que votre contentieux et votre département de ressources humaines détiennent tous les outils pour bien communiquer avec ceux qui quittent ...et ceux qui restent ?
Les professionnels des relations publiques ont depuis longtemps identifié les publics internes comme étant des publics privilégiés. Plusieurs cabinets détiennent une spécialité en communication interne, discipline qu'ils considèrent hautement stratégique pour la réussite de leur plan de communication.
Réponse à des appels d’offres
Les membres de l'Alliance des cabinets de relations publiques du Québec (ACRPQ) acceptent de participer à des processus de sélection de cabinets – appels d'offres ouverts ou sur invitation – provenant d'organisations des secteurs privé et public.
Puisque ces propositions visent à faire connaître leurs expertises et leurs ressources, les cabinets acceptent, dans leurs présentations écrite et verbale :
- d'analyser les enjeux
- de commenter les problématiques soulevées
Toutefois, les cabinets refusent de soumettre des plans d'action détaillés.
Les cabinets acceptent de participer aux appels d'offres lorsque les sept conditions suivantes sont réunies :
- le processus de sélection est présenté par écrit au même moment à tous les cabinets, il est clair et crédible (grille d'évaluation, résultats et identité des membres du comité de sélection présentés préalablement ou accessibles sur demande)
- les objectifs de l'organisation et ses attentes sont définis clairement (problématiques, publics cibles, résultats attendus, dates charnières, enveloppe budgétaire, etc.)
- le délai accordé aux cabinets pour présenter sa proposition par écrit est raisonnable (idéalement trois semaines)
- toute proposition déposée par écrit donne droit au cabinet d'être rencontré afin de la faire valoir
- l'organisation reconnaît la valeur ajoutée de la norme « A+ » de l'Alliance des cabinets des relations publiques du Québec (ACRPQ) et, conséquemment, en tient compte de façon concrète dans sa grille d'évaluation
- l'organisation reconnaît la valeur ajoutée de la norme « ARP » de la Société canadienne des relations publiques (SCRP) et, conséquemment, en tient compte de façon concrète dans sa grille d'évaluation
- l'identité des cabinets et des autres soumissionnaires est transparente et connue de tous
Lorsque les organisations rétribuent les cabinets pour une telle démarche, les conditions sont clairement mentionnées dans le document de sollicitation de cabinets.
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